1、良好的办公软件操作能力
文员要熟悉办公需要具备的专业知识和技能，电脑办公软件操作能力是基本的，现在是信息时代，办公已离不开OFFICE基本的三套件（Word、Excel、PPT等），并不断学习提高、充分掌握，才能适应和完成办公室工作任务。
2、良好的文案能力
文员的工作会涉及到大量文档的处理、写作等，不过通常是一般水平的文案要求，做到要点清晰、通顺即能满足日常要求，特别是熟悉各种公文（会议纪要、通知、报告等）常见的格式化文案的写作，平时可以多收集这类标准文案的模板文件，在那些标准模板的基础上，修改为自己需要样式，可以让自己的工作更加顺利，同时也是提升自己工作能力的一大法宝。
3、熟练操作办公设备
文员的工作经常需要打印一些文件，例如打印机、复印机、扫描仪、传真机、刻录机等，一名合格的文员要熟练操作各类办公自动化设备，要在打印、复印、换墨、扫描等基本操作的基础上，配合软件实现更高的要求，比如带表头批量打印、双面复印刷等。
4、良好的沟通能力
沟通能力是每一个上班族技能，对于文员尤其重要。文员经常帮助领导传达要求，同时还作为沟通桥梁，在与领导有不合意见时，以缓和一些方式向领导反馈沟通意见。同时，文员接听电话的时间也比较多，良好的沟通能力是非常重要的。
